Episodio 13 Documentar procesos. Ficha de proceso y procedimientos.
Te doy la bienvenida al episodio 13 del podcast.
Hoy hablamos de los documentos que necesitas para tener documentados los procesos de tu negocio de la manera en la que se hace en las empresas, grandes y pequeñas, porque, no nos engañemos, tú tienes una empresa, aunque seas solo contra el mundo.
¿Pagas impuestos? Sí
¿Tienes obligaciones con la seguridad social? También
¿Emites facturas a tus clientes? Por supuesto
¿Entonces qué te hace pensar que eres diferente de una empresa?
La forma jurídica es lo de menos, lo importante es que desarrolles cuanto antes tu mentalidad empresarial y destierres para siempre eso de “mi proyecto…”
Una empresa tiene varios proyectos y es deseable que los tenga, lo que no es un proyecto, es tu propio negocio.
Aclarado esto, vamos al lío.
¿Qué documentos te permiten tener los procesos de tu negocio de manera clara?
Pues el manual de procedimientos, que está compuesto normalmente por:
- El mapa de procesos.
- Los procedimientos (y registros).
- Las fichas de procesos (en caso de que decidas hacerlas).
- Otros documentos propios del negocio como normativa, etc.
Los procedimientos
El procedimiento, ya sea un documento u otro medio alternativo, describe para un determinado proceso cuestiones como:
- Actividades o tareas a desarrollar.
- Responsables de su ejecución.
- Recursos a emplear (equipos, entradas…).
- Documentos de apoyo.
- Criterios de aceptación y rechazo
- Registros generados.
- Otra información: se puede incluir cualquier otro tipo de información, dependiendo de las necesidades específicas (por ejemplo, clientes y proveedores del proceso asociado, formatos a utilizar, fotos, ilustraciones, anexos informativos, etc.)
El procedimiento ya es «el pollo del arroz con pollo», el cómo se desarrolla el proceso.
Pero no te creas que es el típico documento de mil hojas que tanta alergia nos da en ocasiones. Nada más lejos de la realidad, un procedimiento puede estar en cualquier formato (papel, pdf, foto, video, etc).
La ficha de proceso
La ficha de proceso o ficha de determinación del proceso es un documento que contiene los datos básicos del proceso (es el DNI del proceso), identifica los datos esenciales que lo describen.
Si ya dispones de un flujograma es conveniente rellenar la ficha de proceso apoyándose en la información que te da este.
La información de la ficha y la del flujograma deben coincidir.
La ficha de proceso no suele contener las actividades que lo conforman. Esto es una información clave, es por ello que, en muchas ocasiones, la ficha de proceso se complementa con un diagrama de flujo.
En resumen, la ficha de procesos sirve para tenerlo todo a un golpe de vista y saber «de qué va» el proceso al que nos enfrentamos.
Notas del programa:
Servicio documentación de procesos para negocios
Curso Documentación de procesos para asistentes virtuales (versión Lite)
Curso Documentación de procesos para negocios online
Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”
Taller Manual de procedimientos para emprendedoras y empresarias
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